Comment réussir une réunion avec ses partenaires ?

Une petite entreprise ne bénéficie souvent pas de l’espace nécessaire pour accueillir ses collaborateurs professionnels. Si la présentation de votre structure est indispensable, il est important de penser à tout pour que votre réunion serve à a fois votre business et votre image de marque. Le point.

Définir la date et le programme de la réunion

Avant toute chose, bien définir la date à laquelle se tiendra votre réunion avec vos partenaires est indispensable pour organiser un événement à succès.

En effet, vous ne pouvez pas choisir votre date au hasard selon vos seules disponibilités. Vous devez vérifier que la date idéale soit libre et que votre réunion n’entre pas en concurrence avec des évènements majeurs sur votre secteur. Il arrive ainsi régulièrement que le succès d’une réunion soit terni car organisé en même temps qu’une grande conférence, par exemple.

Pour vérifier les dates, des plateformes d’intelligence évènementielle et des sites regroupant de nombreux évènements professionnels existent en ligne. Cela vous permettra d’y voir plus clair et de proposer le meilleur moment pour vous réunir avec vos partenaires. D’ailleurs, n’oubliez pas de bien laisser le temps à ces derniers de s’organiser, ne mettez surtout pas en place votre évènement d’une semaine sur l’autre. Un mois minimum est ainsi recommandé.

Il vous restera ensuite à définir le programme de votre réunion. En effet, pour un rendez-vous professionnel réussi, il est préférable de proposer une demi-journée complète entre partenaires qui s’articulera autour de ces 3 points clefs : la réunion en elle-même, la visite des locaux de votre entreprise et la mise en place d’un repas du midi ou du soir au restaurant. A noter, il vous faudra sûrement penser au transport de votre salle de réunion à l’entreprise.

Trouver la bonne salle pour votre réunion

Une fois que la meilleure date est trouvée et que le programme de la journée est établit, il est nécessaire de trouver l’espace idéal qui accueillera votre réunion entre partenaires.

Les locaux d’une petite entreprise ne sont souvent pas adaptés à ce genre d’exercice, les salles étant trop étroites, la structure trop excentrée et/ou les lieux pas assez prestigieux pour servir votre image de marque. Si toutefois vous bénéficiez d’une grande salle moderne et tout équipée, vous pouvez vous y rendre pour votre réunion.

Si tel n’est pas le cas, une solution s’offre à vous : la location de salles professionnelles. Proposées par des acteurs physiques, des plateformes en ligne et même des hôtels de prestige, la location de salles est plus que recommandées pour ce genre de cas, et il est assez facile de trouver un espace dans votre commune et à votre goût.

Lors de votre recherche, l’emplacement de la salle ne doit pas être pris à la légère. En effet, pour faire briller votre image d’entreprise sérieuse et professionnelle, il est important de choisir une salle proche des gares (pour la mobilité) ou de lieux de prestige. Par exemple, une location de salle de réunion sur Paris est idéale si elle est proche des Champs-Elysées.

Enfin, n’oubliez pas de bien analyser les options disponibles dans votre location. Certains établissements proposent ainsi une multitude de suppléments comme la location d’un vidéoprojecteur, d’un service de pause thé/café, un accueil personnalisé de vos partenaires ou encore la possibilité d’imprimer/photocopier des documents sur place.

Lorsque vous aurez votre date, votre salle et votre programme, il ne vous restera plus qu’à préparer une invitation accueillante et à l’envoyer à vos partenaires.