La dématérialisation des documents : que des avantages pour une entreprise !
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, est concernée par la transition numérique. On parle ici de la digitalisation des documents. Le process consiste à produire directement au format numérique tous les documents en version papier. Il implique avant tout une réorganisation en profondeur du procédé de traitement d’un flux de dossiers. Aperçu sur les nombreux avantages de cette solution révolutionnaire.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents en entreprise ?
La dématérialisation des documents, qu’il s’agisse des factures ou des bulletins de paie, présente de nombreux avantages. Elle permet, en effet, avant tout de créer des documents au format digital à partir du système d’information de l’entreprise. Par exemple, un ERP peut générer automatiquement une facture PDF. Ce procédé permet également de contrôler et garantir la traçabilité des informations traitées. Désormais, les factures seront stockées sur une seule plateforme. Ainsi, il sera plus simple de gérer leur classement en fonction des préférences des utilisateurs. De plus, il suffit de quelques clics pour visualiser leur état de traitement.
Dématérialiser, c’est aussi assurer une meilleure sécurité pour les documents. Ces derniers sont centralisés dans un Cloud, ce qui garantit un niveau de sécurité optimal pour leur stockage. Il est même possible d’utiliser une signature électronique afin d’assurer l’authenticité des fichiers. On peut également tout simplement passer par une piste d’audit fiable. En dématérialisant, on va disposer d’une plus grande flexibilité au travail. Les collaborateurs auront un accès partagé aux documents. On gagne de même en productivité, car les tâches manuelles et chronophages seront éliminées. Plus besoin d’imprimer ou encore d’archiver les dossiers. Des logiciels spécifiques et performants s’en chargeront.
Qu’en est-il de la valeur juridique des fichiers numériques ?
Avant de se lancer, bon nombre d’entrepreneurs se posent des questions sur la valeur juridique d’un fichier dématérialisé. L’article 1316-1 du Code civil stipule que les documents électroniques sont admis en preuve au même titre que les documents au format papier. Cependant, la valeur légale diffère en fonction de la nature du document, par exemple. La valeur n’est pas, en effet, la même pour les fichiers produits initialement sur un support numérique, et pour les documents en papier numérisés. Dans le cas d’un document produit numériquement, on le considère comme unique et original, tandis que le document numérisé est considéré comme une copie du document en version papier.
Ceci dit, on ne peut prouver son authenticité, car il ne dispose d’aucune valeur légale. Le document en papier est le seul à faire figure de preuve. De ce fait, il est fortement recommandé de garder précieusement cette version. Pour attribuer une valeur légale à un fichier, il convient en amont d’identifier l’émetteur de celui-ci. Il faut également le conserver dans son état d’émission. Et enfin, il faudra garantir son inaltérabilité. En ce qui concerne la gestion des documents dématérialisés, il est conseillé d’utiliser des logiciels performants. Il existe des prestataires spécialisés dans la production et la gestion documentaire. Il suffit de solliciter leurs services pour garantir la qualité des résultats. Ces professionnels proposent même une prestation sur-mesure dans le souci de satisfaire au mieux leurs clients.
