Achat de caisse enregistreuse : les critères à prendre en compte

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Les caisses enregistreuses vous font obtenir des statistiques journalières, menstruelles puis annuelles de l’activité intégrale de votre entreprise. Elles vous font gagner en temps et en productivité. Avec un tel dispositif, vous avez aussi la possibilité de suivre la rentabilité de vos produits, et même d’élaborer diverses stratégies de promotion. Cependant, vous devez vous baser sur un certain nombre de points avant d’en sélectionner une pour votre structure.

Le respect des lois en vigueur

Depuis janvier 2018, toute entreprise qui veut se procurer une caisse enregistreuse doit miser sur un outil certifié. Autrement dit, celui-ci doit répondre aux conditions que sont la conservation des données, leur archivage, leur sécurisation et leur inaltérabilité. Le but de cette nouvelle loi est de lutter le plus efficacement possible contre la fraude à la Taxe sur Valeur Ajoutée ou TVA. Lorsque vous manquez au respect de cette règle, vous pourrez recevoir une sanction par une amende de 7.500 euros environ. Par ailleurs, il est à noter la législation ne vous oblige pas à posséder un tel équipement si vous n’êtes pas un commerçant ou une société soumise à la TVA.

Le type de caisse

Comme vous pouvez bien vous en douter, il n’existe pas sur le marché une seule catégorie pour les caisses enregistreuses. Actuellement, elles sont au nombre de 4 :

 

  • Les caisses numériques pour professionnels ;
  • Les caisses d’enregistrement alphanumériques ;
  • Les caisses enregistreuses connectées ou digitales ;
  • Les caisses d’enregistrement dématérialisées ou caisses iPad.

Les caisses numériques pour professionnelles sont des caisses enregistreuses de type rudimentaire. Elles sont en train d’être oubliées, car elles proposent très peu de fonctionnalités. Quant aux caisses d’enregistrement alphanumériques, elles sont une version améliorée des caisses numériques. Elles permettent l’édition de tickets de caisse et de rapports journaliers, voire mensuels.

 

Elles sont tout le contraire des caisses enregistreuses digitales ou tactiles qui, en plus de ces précédentes fonctionnalités, assurent la gestion de la comptabilité, du stock et du personnel. Elles permettent une meilleure traçabilité de vos transactions et elles fonctionnent avec des logiciels adaptés à l’activité que vous exercez.

 

De leur côté, les caisses d’enregistrement dématérialisées font partie de la nouvelle génération de caisses enregistreuses. Elles sont capables de stocker les preuves de vos transactions et de tous vos rapports dans le Cloud. Pour une organisation travail rapide et soignée, faites votre choix parmi les trois dernières catégories de caisse.

La prise en main et l’ergonomie

La prise en main est essentielle à la bonne utilisation d’une caisse enregistreuse. En effet, le modèle sur lequel vous jetez votre dévolu doit être simple et rapidement opérationnel. Plus précisément, la prise en main de cet appareil doit être simple à l’utilisation. N’oubliez pas non plus le volet « ergonomie », il vous fait gagner énormément de temps. Une interface intuitive joue de tout son poids dans l’amélioration de la productivité de votre structure.

L’adaptation aux besoins de votre activité

Un même logiciel de caisse ne peut pas être utilisé par tous. Chaque caisse possède ses particularités et pour cela, doit se doter du logiciel adéquat. Le logiciel adapté est celui qui correspond à vos besoins professionnels et à vos habitudes de travail.

Faites le point de vos tâches et décidez de la caisse qui pourra vous satisfaire. Le dispositif sera différent selon que vous avez besoin d’imprimer directement des notes, de lire des codes-barres ou de recevoir des commandes à distance. Il va également différer selon que vous devez gérer des menus ou rédiger des inventaires journaliers.

La mobilité, l’esthétique et l’évolutivité

Beaucoup n’y prêtent pas une réelle attention, mais les caisses enregistreuses mobiles ont toujours été d’une grande utilité. Elles peuvent être déplacées d’un endroit à un autre. Elles sont très pratiques, surtout si vous avez l’habitude d’organiser des animations ou de participer à des foires ou à des salons.

Elles vous permettront également de vous déplacer dans votre magasin pour procéder à l’inventaire de vos produits ou réceptionner les commandes de vos fournisseurs. Les caisses iPad jouent par exemple ce rôle à la perfection, elles vous font accéder à vos données via n’importe quel support.

L’esthétique de la caisse est aussi un critère que vous ne devez pas négliger. Elle participe à l’attrait que vous avez besoin de donner à votre boutique ou à votre bureau. L’esthétique n’est pas que matérielle. Ça concerne aussi le logiciel. En effet, plus les formats et les couleurs de votre affichage sont variés et bien agencés, plus vous avez du plaisir à travailler.

N’oublions pas l’évolutivité du dispositif. Celle-ci fait intervenir la mobilité de vos abonnements et l’insertion ou l’inclusion de nouvelles technologies.