Les principales démarches à suivre pour réussir une réunion professionnelle !
Si vous travaillez en entreprise, il est certain que vous avez déjà assisté à une réunion ou que vous avez été vous-même l’animateur d’une réunion. En effet, la réunion est un moyen de regrouper les salariés de l’entreprise afin de les informer sur quelque chose, afin d’écouter les avis de chacun et aussi afin de pouvoir prendre une décision ensemble. C’est une étape très importante si vous souhaitez évoluer ensemble et si vous voulez trouver des solutions rapidement. Cependant, il y a lieu de noter qu’une réunion pourrait mal tourner si vous ne le préparez pas en avance. Dans cet article, vous pouvez voir comment bien organiser ou bien animer une réunion pour la réussir.
Interrogez-vous sur l’importance de la réunion !
La première question que vous devez vous poser est la suivante : est-il vraiment nécessaire de faire une réunion ? Justement, il arrive souvent qu’il y ait trop de réunion au cours de la semaine, voire même au cours de la journée et que les membres de l’équipe n’arrivent plus à assurer leur travail ou leur production. Par conséquent, ceci peut influer gravement sur les résultats de l’entreprise et peut entraîner des pertes de temps et d’argent. Il est donc préférable que vous réduisiez la fréquence de vos réunions au minimum possible et que vous essayez de faire les échanges d’informations via des mails ou via des affichages s’il n’y a pas trop d’inconvénients.
Définissez la date, l’heure et le lieu de la réunion !
Ensuite, la seconde question qui devrait vous passer par la tête est : où et quand va se produire la réunion ? La réponse à cette interrogation dépend normalement de votre emploi du temps mais aussi de celui des personnes qui vont assister à la réunion. Pour la date et l’heure que vous alliez fixer, s’il ne s’agit pas d’une réunion systématique ou d’une réunion hebdomadaire, il est mieux que vous opter pour un moment précis où tout le monde est disponible. Quant au lieu de la réunion, il faut que vous privilégier un endroit tranquille et facilement accessible pour que chaque membre du groupe puisse y être à temps et pour que vous ne soyez pas déranger par d’autres personnes pendant la réunion. Et n’oubliez pas de choisir une salle qui est équipée de plusieurs chaises, de tables et de tableaux, voire même des outils informatiques pour faciliter la communication des informations et également pour que tout le monde reste concentrer sur ce que vous faites.
Déterminez les participants à la réunion !
Une fois que vous avez trouvé le timing et l’endroit idéal, il faut maintenant que vous établissiez la liste des participants. Ici, il vous est conseillé de n’inviter que les personnes qui doivent vraiment assister à la réunion. Autrement dit, il faut que les personnes invitées soient concernées par le sujet à l’ordre du jour. Notez que c’est également un moyen de ne garder les informations confidentielles et de ne pas divulguer les secrets de l’entreprise, tels que les raisons du montant des devis expert-comptable par exemple, ou d’autres informations plus importantes.
Préparez votre réunion quelques jours en avance !
Par ailleurs, si vous organisez une réunion dans le but de trouver de nouvelles idées ou de trouver des idées constructives, il vous est suggéré de prévenir en avance tous les participants à la réunion pour qu’ils réfléchissent quelques jours en avance sur les argumentations qu’ils pourraient avancer. C’est ce qui va aussi leur permettre de mémoriser leurs idées et de se préparer à les exposer le jour J. de votre côté, vous pouvez aussi définir d’ores et déjà tous les détails de la réunion, à savoir : le thème ou l’ordre du jour, les objectifs de la réunion, le plan de la réunion avec les principaux points à aborder, le Powerpoint à présenter et les trames écrites à distribuer aux participants.
Comment va se dérouler la réunion ?
Pendant la réunion, c’est le manager qui va animer la réunion. C’est donc lui qui va introduire et conclure la réunion, et ce sera lui également qui va donner la parole à chaque participant pour que tout le monde puisse exprimer leur avis et pour que les participants ne parlent pas en même temps. Parfois, il est nécessaire de se tenir debout lorsque vous parlez afin que tout le monde vous voie et aussi afin que l’on vous accorde de l’attention. Ce qu’il faut surtout éviter au cours d’une réunion c’est de se disputer avec les autres participants ou encore de quitter la salle avant que vos collègues n’expriment leurs idées. La prise de parole et l’écoute sont deux choses très essentielles.
N’oubliez pas de rédiger un compte rendu !
Enfin, la dernière chose que vous ne deviez pas oublier est de faire un compte rendu sur ce qui a été dit. Effectivement, pour pouvoir rappeler à tous les participants les différents points qui ont été soulevés pendant la réunion, il faut que vous rédigiez un petit compte rendu qui détaille suffisamment toutes les idées évoquées. C’est aussi ce document que vous alliez présenter à vos supérieurs ou aux collaborateurs qui étaient absents pour les tenir au courant de tout.
