La sauvegarde des données dans une GED

La sauvegarde des données

L’un des avantages liés à la dématérialisation des documents concerne la diminution du risque de perte, de dégradation, de vol ou de disparition accidentelle des documents (incendie etc.).

La sécurité des données est au cœur d’un projet de GED. Des logiciels permettent de planifier les sauvegardes de données en amont. Il existe plusieurs types de sauvegarde :

  • La sauvegarde totale
  • La sauvegarde différentielle
  • La sauvegarde incrémentale

Le support de stockage dans une GED s’effectue en fonction des critères suivants :

  • l’importance du volume de données
  • la fréquence de consultation
  • la hiérarchisation en fonction de la nature du document
  • la possibilité de destruction et la durée de conservation

Une société produit chaque jour de larges volumes de documents. Les informations qu’ils contiennent sont la clé de son succès. Chaque document est lié à des processus différents. Les documents sont créés, transférés, vérifiés, stockés et surtout recherchés à l’infini .

Gestion électronique des documents de l’entreprise ou GED entre en jeu

Cela demande un temps et des ressources considérables. C’est pourquoi il est intéressant de prendre le temps d’étudier ces processus en détail et de les optimiser.  C’est là que la Gestion électronique des documents de l’entreprise ou GED entre en jeu.

ECM (enterprise content management)

Le composant principal de la gestion de contenu d’entreprise est plus connu sous l’acronyme ECM (enterprise content management). Il s’agit d’améliorer les services réalisés auprès de vos clients et partenaires et surtout, de gagner un temps considérable et par conséquent beaucoup d’argent.

Analyse d’un processus commercial

En étudiant au plus près un processus commercial, par exemple la vente d’un produit; on constate différentes étapes. De la demande du produit, des requêtes potentielles à la commande et la création de la facture, ce processus implique de nombreux documents au format papier et numérique.

  1. L’offre actuelle peut être stockée sous forme de fichier excel ou word sur un ordinateur local ou un serveur de courrier électronique.
  2. Les échanges avec votre client sont enregistrés sur le serveur Exchange ou Note.
  3. La commande est archivée au format papier dans le dossier.
  4. La facture est enregistrée dans le programme de comptabilité.

Lorsqu’un client appelle, vous devez réunir tous ces documents à partir de leurs divers emplacements de stockage. Si un document papier se trouve entre les mains d’un collègue absent à ce moment-là, le processus est interrompu avec ce système. Votre société ne peut donc pas se montrer aussi réactive et cela a un impact négatif sur les relations avec les clients.

L’avantage de la GED

Dans ces cas-là, les sociétés qui utilisent un système de GED présentent un avantage indéniable. La GED gère tous les documents que vous accumulez au quotidien.

Une recherche dans la GED

Tous les employés autorisés peuvent y accéder depuis leur propre poste de travail en effectuant une recherche par thème selon un index prédéfini ou en lançant une recherche plein texte sur l’ensemble des documents.

Il suffit de quelques secondes pour avoir un aperçu de l’intégralité du processus. Tous les documents sont clairement affichées dans la liste de résultats et peuvent être ouverts d’un simple clic, et ce, quel que soit leur format:

  • papier
  • courrier électronique
  • fichiers word
  • fax
  • images
  • vidéos

Un gain de temps substantiel

Avec ce système, vous pouvez répondre à toutes les demandes en quelques secondes. Vous gagnez ainsi du temps, à la grande satisfaction de vos clients et partenaires.

Workflow

Toutefois, la GED peut faire bien plus encore. Elle vous aidera également à optimiser vos procédures internes plus communément appelé processus de travail ou workflow.

Prenons comme exemple le processus de validation des factures.

Tous les documents papiers sont transférés manuellement et restent en possession d’un employé jusqu’à leur traitement, même en cas d’absence du bureau. Si cette personne établit par la suite que le document ne relève pas de sa responsabilité, elle va envoyer la facture et la procédure recommence depuis le début !

Avec la GED, le processus de validation des factures ne change pas fondamentalement.  Cependant, les factures prêtes à être validées ne sont pas transmises au format papier mais électroniquement. Ce qui signifie qu’elles restent stockées dans le cloud. Le chef de service peut contrôler ces factures depuis n’importe quel poste de travail, même s’il est en déplacement. Il peut ainsi approuver une facture à l’aide d’un timbre numérique. Pendant ce temps, tous les employés autorisés ont accès aux documents et le statut du processus reste visible à tout moment. Ainsi, ces documents sont suivis dans le processus et aucun ne risque plus de se perdre.

En raison du traitement rapide, vous pouvez facilement même profiter des remises pour paiement anticipé.

Une automatisation totale ou partielle selon le type de document

Tous vos documents se retrouvent donc dans le cloud. Selon le type de document, le processus de numérisation est partiellement ou totalement automatisé.  Les documents papier tels que les factures, le courrier ou autres anciens imprimés sont numérisés. Après la numérisation, des termes d’index sont affectés à chaque document.  De nombreux mots clés peuvent être automatiquement extrait au cours du processus de numérisation.