La dématérialisation et la protection des documents, un rêve qui se réalise
L’idée de la dématérialisation des documents, ou ce qu’on appelle le bureau sans papier, a été exprimée pour la première fois au début des années 70 dans un article de Business Week. Depuis lors, l’idée du bureau sans papier a connu un essor considérable. L’incertitude économique qui pèse sur le monde des affaires d’aujourd’hui a contraint de nombreuses entreprises à se dématérialiser dans leurs processus pour économiser de l’argent. En outre, cela répond parfaitement à la cause «verte» qui souligne l’importance de travailler en mode sans papier pour sauver les arbres et, la planète.
Il ne serait pas exagéré de dire que l’automatisation des processus se situe au-dessous du concept de bureau sans papier. La clé est de réduire les efforts humains et la dépendance au papier pour rendre les processus pratiques et sans erreur. Le concept de bureau sans papier a été baptisé «bureau du futur» avec moins de dépendance au papier et un empilement traditionnel de dossiers. Il permet d’économiser de l’argent, d’augmenter la productivité, d’économiser de l’espace, de faciliter la documentation électronique et le partage d’informations et de minimiser les dommages environnementaux.
Mais, la réalité en est autre. Avec le temps, nous découvrons que le concept du bureau sans papier est un idéal, et l’idéal n’est jamais atteint. Pour cela, l’exigence a été revue à la baisse. Désormais, nous parlons de bureau fonctionnant avec un système « moins papier ».
Le papier, indispensable au fonctionnement des entreprises, qu’il faut protéger
La circulation des papiers dans les couloirs est donc un fait, comment faire pour protéger ces documents de la falsification et de la copie illégale.
Pour de nombreuses entreprises, la protection de leurs documents équivaut à protéger leurs flux de revenus et, par conséquent, elles feront tout ce qui est en leur pouvoir pour que leurs documents soient toujours protégés des personnes non autorisées. En ligne, le cryptage reste le meilleur moyen de protéger un document car toute personne ne disposant pas de la clé de décryptage ne peut pas afficher les documents. Une façon de crypter des fichiers de document consiste à utiliser des mots de passe comme clés de cryptage. C’est efficace, même s’il s’agit d’une forme très faible de méthode de cryptage car tout d’abord les mots de passe peuvent être transmis à des personnes non autorisées, et deux, de nombreux types d’outils de crack de mots de passe sont facilement et librement disponibles sur le marché. Certes, la plupart des cas de vol de propriété intellectuelle sont orchestrés par des utilisateurs autorisés à accéder à des documents protégés. Cela signifie que même si vous cryptez un document, une fois qu’il est décrypté, il devient ouvert à toutes les formes d’abus, y compris la copie, l’impression, le partage et même l’édition non autorisées.
Au sein du bureau, un document imprimé doit être protégé et il est crucial de prendre en considération certains risques liés à la sécurité de l’entreprise. Il faut donc se poser les questions suivantes. D’abord, comment s’assurer que le document imprimé a été remis à la bonne personne ? Comment garantir que le document imprimé est authentique ? Et finalement comment s’assurer que le document n’a pas été falsifié ou modifié ? Cela va sans dire, de nombreux documents doivent être protégés et sécurisés comme les documents d’état civil, les lettres chèques ou les mandats, les contrats, les certificats ou les diplômes.
Protéger le document imprimé de la falsification
La falsification des documents imprimés dans les entreprises est un fait. Mais cela, il existe une multitude de technique de protection des documents physiques contre la modification et la falsification :
- Des protections “papier “ comme le fond anti-copie, le papier réactif ou l’hologramme.
- Des éléments émis au moment de l’impression comme les micros caractères, une zone de texte ou un filigrane.
- Des encres spécifiques comme l’encre secure qui émet une tâche rouge en cas de falsification chimique ou l’encre UV qui permet de garantir l’origine du document de manière invisible.
Ces méthodes de protection des documents imprimés peuvent également être combinées pour une sécurisation optimale des documents après leur émission. Par ailleurs, plusieurs autres solutions simples à installer, mais combien efficaces, permettent d’identifier et d’authentifier le document original de la copie comme les signatures numériques, les watermarks ou les filigranes qui intègrent des informations spécifiques à l’origine du document et/ou son auteur.
