Centre d’appels : comment trouver un prestataire spécialisé fiable ?
L’externalisation de la gestion des appels téléphoniques procure souvent des avantages intéressants aux entreprises actuelles. Cela se traduit souvent par des tarifs abordables, des économies conséquentes, des prestations haut de gamme, des disponibilités accrues… Cependant, il est tout d’abord nécessaire de trouver le bon prestataire pour en bénéficier. Les offres sont nombreuses et variées avec les différents centres d’appels présents sur le marché. De ce fait, il peut être compliqué de trouver le spécialiste adapté. D’autant plus que les besoins des sociétés sont variés. Il y a par exemple les centres médicaux nécessitant un service de télésecrétariat médical. Les avocats, de leur côté, ont besoin d’un prestataire maîtrisant le domaine juridique. Par ailleurs, quelques solutions peuvent faciliter la tâche.
Rechercher et filtrer les offres
Il faut entreprendre des recherches pointues pour trouver le meilleur centre d’appels. Comme affirmés précédemment, ils sont nombreux à proposer leur service sur le marché. On en retrouve différentes catégories dans différents pays. Grâce à internet, il est déjà plus facile d’obtenir une liste des structures les mieux placées. Mais là encore, il faut se pencher sur différents critères pour trouver ceux qui sont fiables. Avant de contracter, il faut faire le tour de certains points.
Après avoir obtenu une liste de quelques-uns d’entre eux, l’idéal serait de chercher leurs coordonnées et de les contacter directement. Au cours de ce premier contact, il est conseillé de demander immédiatement des devis pour pouvoir faire une comparaison. Ce sera un moyen efficace d’avoir un aperçu global sur la réalité de leurs prestations. Chaque devis doit notamment inclure des informations détaillées des services proposés, la spécialisation du prestataire selon qu’il peut assurer le télésecrétariat médical ou pas, le délai de réalisation, la disponibilité, les coûts…
Analyser les informations présentes sur le site internet
Chaque entreprise, notamment un call center, doit disposer d’un site web officiel pour leur client. Cet élément démontre déjà son sérieux. Sur ce site, plusieurs informations importantes doivent être affichées. On doit notamment y trouver des renseignements légaux comme le siège social, la date de création de l’entreprise, le numéro de Siren, la forme juridique ainsi que le numéro de téléphone opérationnel. Ces éléments doivent être pertinents.
En naviguant à travers les pages du site, les clients doivent trouver facilement les réalisations du prestataire. Il s’agit d’un détail important pour avoir une vue d’ensemble sur le mode de travail du centre d’appels en question et les compétences principales de celui-ci. Des fois, les clients peuvent trouver des témoignages d’anciens clients qui ont recouru à son service. Ceci est valable, quelles que soient les spécialisations des prestataires : un service d’accueil téléphonique classique, un service de télésecrétariat médical ou un service de permanence téléphonique juridique.
Les entreprises externalisées doivent aussi assurer la protection des données des clients. Selon le cas, surtout pour celles qui sont situées dans une contrée lointaine, hors du continent européen, elles doivent s’accorder avec le RGPD. Ce critère est obligatoire pour pouvoir collaborer avec des sociétés européennes. Toutes ces informations doivent être facilement visibles sur le site internet.
La diversité des prestations
Les besoins des entreprises dépendent souvent de leur domaine d’activité. Lors du choix du prestataire, il est primordial de considérer la qualité des prestations en fonction des services requis. Actuellement, les solutions en centre d’appels sont variées. Dans ce cas, il est nécessaire de demander ce point au service client du prestataire pour pouvoir prendre rapidement les décisions.
Pour un cabinet d’avocat par exemple, les besoins en accueil téléphonique sont spécifiques. Il faudra notamment un centre d’appels capables de cerner tout ce qui tourne autour des services juridiques. Un centre médical, de son côté, aura besoin de téléagents maîtrisant le domaine du télésecrétariat médical. Autant se baser sur ce point pour répondre efficacement aux besoins spécifiques des clients.