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Budget pour créer un événement d’entreprise

Créer et organiser un événement d’entreprise est un processus qui nécessite des jours, des semaines, voire des mois de préparation. Vous devez commencer par le budget qui peut varier selon le type d’événement que vous projetez et de votre objectif final. Vous devez également prévoir un budget supplémentaire si vous faites appel à une agence spécialisée pour l’organiser. Voici tous les points dont vous devez savoir sur ce sujet.

Quel type d’événement ?

Avant d’aborder le sujet concernant le budget, déterminez tout d’abord votre objectif, le résultat que vous attendez à l’issue de l’événement. C’est cet objectif qui vous permettra de savoir quel type d’événement vous devez créer. Si vous souhaitez organiser une assemblée générale, vous pouvez vous occuper de tout comme vous pouvez faire appel à une entreprise externe spécialisée dans ce domaine. Ce genre d’événement est souvent organisé pour aborder des sujets importants qui nécessitent des votes et pour réponses à certaines questions relatives à l’entreprise elle-même, notamment sur son fonctionnement.

Si vous organisez un colloque de deux jours maximum, une agence événementielle peut tout à faire le prendre en charge. C’est un événement de moyenne envergure qui réunit des personnels spécialisés dans un domaine précis, durant lequel ils discutent sur un thème défini. Pour les conférences, plusieurs éléments influent sur le prix, notamment les caractéristiques de la salle. C’est également le cas pour un congrès, la foire, le roadshow ou le salon.

Le coût de l’organisation d’un événement d’entreprise

En ce qui concerne les déterminants du prix d’une organisation d’événement, le lieu est le premier élément dont il faut tenir compte. Le choix du lieu doit correspondre à vos objectifs, que ce soit l’accessibilité, le standing, le cadre ou encore l’emplacement. Tout cela fera varier le prix. Ensuite, pensez aux frais de location de la salle, ce qui peut varier d’un établissement à un autre. Vidéo projecteur, location de tentes évènementielles, Internet, supports d’écriture…, faites une liste de tout ce dont vous avez besoin et demandez le prix de chacun des matériels.

Si vous souhaitez cibler des clients potentiels, vous devez avoir un nombre approximatif des visiteurs qui viendront à votre événement. Connaître à l’avance le nombre d’invités vous permettra de déterminer la taille de la salle dont vous avez besoin. Cela vous évitera un gaspillage. Par ailleurs, vous devez aussi penser aux frais de transport et la restauration. Sans oublier les frais d’hébergements pour les événements de plusieurs jours qui sollicitent la présence des participants venant de loin.

Organisateur d’événement d’entreprise : quand et combien ?

Si vous n’avez pas le temps, ou tout simplement la compétence de créer un événement d’entreprise, n’hésitez pas à le déléguer à une agence événementielle comme Abrifête à Paris. Si elle est sérieuse, elle devrait être capable de vous proposer un tarif correspondant à tous vos besoins, en se basant sur un mode de calcul tarifaire bien défini. Sachez que certaines agences peuvent s’occuper de tout, d’autres ne prendront en charge que certaines prestations. Optez pour un prestataire réactif, qui ne s’intéresse pas qu’à votre argent, mais qui prend le temps de discuter avec vous pour savoir ce dont vous avez réellement besoin. Vérifiez également sa présence en ligne, consultez les avis sur elle et vérifiez si elle reçoit plus d’avis positifs que de négatifs. Vous pouvez même mener votre petite enquête et vérifier son expérience, sa date de création ainsi que les événements qu’elle a déjà organisés.

anna