3 moyens efficaces pour suivre le temps de travail de chaque salarié ?
Réaliser un contrôle des heures effectuées par ses salariés est une obligation des dirigeants d’une entreprise. Cette opération est notamment utile pour différentes raisons comme : la valorisation du temps de travail, la preuve du temps de travail, la présentation d’argument face au contrôle de l’inspecteur du travail, et enfin, la vérification du respect des horaires. Les modalités de décompte sont également variées. Pour ce qui est des outils et moyens que les employeurs peuvent mettre en œuvre, en voici trois des plus efficaces.
Installer une machine à pointer les heures
Les appareils électroniques sont de plus en plus courants dans l’environnement professionnel. Les nouvelles technologies mettent notamment à la disposition des sociétés divers gadgets et machines. Ces derniers peuvent servir à des fins variées au sein de l’entreprise. C’est notamment le cas de la machine à pointer les heures. Cette machine en question est plus précisément utile pour le service des Ressources humaines. L’appareil est l’idéal pour un suivi efficace des heures de travail des salariés de la firme. Certains professionnels, spécialisés dans la gestion du temps de travail, proposent leur expertise au service RH afin de leur prêter main-forte dans l’exploitation des données recueillies par le biais des machines à pointer les heures. Ces données ainsi collectées permettront
- de mieux suivre les absences et le temps de travail,
- de contrôler si la réglementation est suivie comme il se doit,
- de simplifier le traitement de la paie.
En somme, il s’agira pour les services des Ressources humaines d’optimiser sa gestion du personnel.
Inviter les employés à faire un relevé, manuel, d’heures
Il est tout à fait possible pour les employeurs de demander à leurs salariés d’effectuer un relevé de leurs heures de travail, de manière manuelle. Le relevé en question peut être retranscrit sur le support que les responsables RH jugeront adéquat. Les heures de travail peuvent être inscrites sur une fiche type, un registre, ou encore sur un tableau Excel, spécialement conçu pour cela. Quant à la forme du relevé, elle est également libre. Chaque entreprise peut avoir son propre modèle de relevé avec toutes les informations qu’elle souhaite retranscrire en fonction de ses besoins.
Mettre en place un logiciel de contrôle d’heures
Le suivi des heures de travail effectuées par les employés peut être aussi fait de façon automatique, grâce à la mise en place d’un logiciel dédié à cette fonction. Le programme sera en charge de pointer automatiquement les heures de chaque salarié, selon les configurations réalisées par les employeurs. Ce qu’il faut tout de même savoir avant de faire usage de ce type de moyens pour suivre les heures de travail, c’est que certaines conditions sont à respecter. Ce sont notamment:
- consulter, au préalable, le comité d’entreprise ou à défaut, les délégués du personnel, conformément à ce qui est énoncé dans le Code du travail, art. L. 2323-32.
- Ne pas manquer à informer les salariés de l’existence et de la mise en œuvre d’un tel outil de suivi des heures de travail accomplies (art. L. 1222-4 du Code du Travail).
- Faire une déclaration préalable à la CNIL ou Commission Nationale Informatique & Libertés. Cette dernière condition devra être mise en œuvre dans le cas il y a absence d’un correspondant informatique et libertés.
Enfin, il est fortement conseillé aux dirigeants d’entreprise de prévoir le contrôle de temps de travail dans le règlement intérieur. Cela facilitera les choses puisque les salariés seront plus coopératifs. L’ensemble du personnel intégrera aisément les consignes qui figurent dans la réglementation intérieure de leur lieu d’activité, par crainte de sanctions plus ou moins sévères. C’est notamment une question de discipline.