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Comment gérer efficacement les invités à un évènement d’entreprise ?

Vous avez décidé d’organiser un évènement d’entreprise, vous avez le lieu, le traiteur, les hôtesses… Bravo, la 1ère étape d’un évènement réussi est faite. Il vous reste maintenant à vous occuper du plus importants, vos invités et participants. Mais comment communiquer avec eux simplement sans créer une usine à gaz ?

A cette question, il est possible de répondre de plusieurs manières. En effet, tout dépend du nombre de participant, du lieu, de la durée, de l’objectif de l’évènement…

Selon les réponses à ces questions, vous aurez alors plusieurs solutions.

La gestion des participants à l’ancienne

Il s’agit là, même si le titre est volontairement provocateur d’une gestion des participants classique. La gestion classique est une gestion manuelle, avec carton d’invitation papier envoyé par courrier ou remis en main propre, éventuellement des appels pour prévenir de l’invitation…

Cette technique a l’avantage d’être très qualitative mais a ses limites quand le nombre de participant devient grand car son cout peut exploser avec l’envoi, le traitement des retours, les enveloppes en T…

La gestion des participants pré-moderne

Cette gestion des participants à un évènement est apparue avec l’informatique et la bureautique. Il s’agit alors d’automatiser au maximum la gestion des invités… Il s’agit alors ici principalement du publipostage avec word, excel et outlook qui permettent d’envoyer des emails d’invitation simplement. Et alors automatiser la partie envoie/mailing de la gestion des participants.

La gestion des participants 3.0

Ici, on automatise l’envoi d’invitation via une plateforme mais aussi le recueil des retours des invités. On peut aussi communiquer par mail avec les différentes catégories d’invités (a invité, inscrit, ne participe pas…) et même créer un site web dédié à l’événement qui reprendre toutes les infos pratiques et nécessaires.

Le gain de temps est alors considérable.

Maintenant, vous en savez un peu plus sur la gestion des participants. Nous allons aborder un autre sujet, le « on site ».

Les badges, le contrôle d’accès

Pour les badges et le contrôle d’accès, il y a là aussi une méthode ancienne et une méthode plus moderne.

Tout dépend de votre évènement et surtout du budget que vous avez dédié à cela.

A noter que les solutions modernes de badge et de contrôle d’accès à l’évènement permettent d’économiser du staff « hôte et hôtesse ».

En effet, plusieurs techniques existent pour réduire ce poste important :

  • Faire imprimer les badges par les invités eux même (il faut alors leur donner un « tour de coup » pour qu’ils puissent se balader avec leur badge visible
  • Louer une machine d’impression de badge
  • Utiliser des scancode ou code barre pour valider l’entrée des invités sans avoir à chercher leurs noms…

Il y a d’autres solutions sur site pour faire les badges, contrôler les accès… mais ça mériterais un article complet.

Si vous voulez savoir aussi comment bien gérer l’organisation d’un événement, alors il est conseillé de lire cet article, car il y a plein de conseil utile.

anna