Quels sont les avantages d’avoir recours à la facture électronique, et quelle solution utiliser ?

Dans de plus en plus de pays européen, il est obligatoire pour toutes les entreprises d’avoir recours à la facture électronique lorsqu’il s’agit d’envois entre l’entreprise et les administrations publiques. Que l’on soit pour ou contre, ce système apporte certains avantages aux PME. Quels sont-ils ? Nous vous en parlons ici, et vous proposons également quelques exemples de solutions à utiliser.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture dite électronique est une facture qui est émise et reçue sous la forme électronique. Par exemple, une facture faite sous un format électronique, comme Word, mais qui est imprimée, ne peut pas être qualifiée de facture électronique. Parmi ces factures, on regroupe, entre autres, les emails avec pièce jointe, les téléchargements sur portail Web, et les fax qui ne sont pas reçus sur papier.

Les 5 conditions pour qu’une facture électronique soit reconnue

1) Obtenir l’accord du débiteur

Au préalable, vous devez obtenir l’accord du débiteur avant d’envoyer une facture électronique.

2) Garantir l’intégrité et l’authenticité

Vous devez être sûr que la facture reçue par un acheteur a bien été envoyée par le fournisseur. Tous deux doivent également s’assurer que la facture d’origine n’a subi aucune modification.

3) Mentions obligatoires visibles

Toutes les mentions obligatoires affichées sur une facture papier doivent également apparaître sur une facture électronique.

4) Chaque facture doit être délivrée

Un temps raisonnable pour télécharger la facture doit être anticipé. Ce délai est d’environ deux mois.

5) Lisibilité obligatoire

La moindre donnée de la facture doit être parfaitement lisible. L’envoi d’un format PDF en plus est conseillé. En sus la fourniture d’un convertisseur pour assurer que la facture puisse être lue doit être fourni.

Les avantages de la facture électronique

La facture électronique propose de nombreux avantages non négligeables pour les PME, dont voici quelques exemples.

L’automatisation

Grâce à la facture électronique, les calculs et les envois peuvent devenir automatiques. Le calcul de la TVA fait partie des éléments que ce type de facturation permet. Les différents taux seront appliqués y compris la dispense de facturation de TVA pour des facturations intracommunautaires (Source).

La rapidité

Les factures électroniques favorisent la rapidité car, grâce à elle, les délais de paiement et de réception sont beaucoup plus courts. Rajoutons qu’elles génèrent beaucoup moins de tâches administratives, et que les procédures de comptabilité peuvent être automatisées.

La rentabilité

La rentabilité des factures électroniques est conséquente pour plusieurs raisons : les envois sont gratuits, il y a moins de papier utilisé, pas besoin de timbres, d’enveloppes, d’encre, etc. Tous les frais directs sont diminués.

La sécurité

La facture électronique permet un meilleur suivi et contrôle des paiements et envois, les erreurs de saisie n’existent plus. Et surtout, vous n’aurez plus de factures qui disparaissent dans la nature.

La durabilité et l’archivage

N’étant pas sur papier et ne nécessitant pas de transport, la facture électronique possède une grande durée de vie. L’archivage, lui, est sûr, rapide, et permet une réduction importante de stockage grâce au cloud.

La comptabilité simplifiée et l’administratif réduit

La comptabilité de la facture électronique est grandement facilitée par la génération de rapports complets automatiques. Niveau administratif, terminées les enveloppes à ouvrir ou fermer, plus besoin non plus de les classer dans différents dossiers, ou encore de les scanner pour pouvoir les conserver de manière numérique.

En outre, avec un système de facturation digitale, vous pourrez savoir n’importe quand et où en sont vos factures, si elles ont été payées, impayées, générées, et envoyer de manière automatique des rappels. Vous produirez aussi des factures à grande vitesse.

Il vous sera possible d’enregistrer des paiements automatiquement grâce à l’association du logiciel de facturation au logiciel bancaire et comptable, et vous pourrez également analyser vos statistiques relatives aux paiements afin d’améliorer votre stratégie d’entreprise.

Mais la facture électronique propose également des avantages aux clients. Ceux-ci seront heureux de pouvoir :

• Payer en ligne en toute sécurité avec une réduction des risques d’erreur liée aux données préremplies ;
• Consulter leurs factures n’importe quand par email ou par un espace dédié ;
• Stocker leurs factures plus facilement grâce à l’archivage électronique, bien plus simple que le papier.

Quelle solution de facturation électronique choisir ?

Envie de franchir le pas ? Nous vous donnons ici quelques exemples de logiciel de facturation électronique. Il s’agit évidemment d’une liste non exhaustive, et bien d’autres logiciels existent.

Factomos

Avec cette solution, vous pourrez assurer le suivi des règlements, envoyer des factures par mail, papier ou facture électronique, et garder un suivi de vos finances en temps réel. Avec Factomos, votre entreprise bénéficie d’un vrai gain de temps grâce à une ergonomie est intuitive. Il vient avec une connexion bancaire et un espace d’archivage dans le cloud. Prise en main facile, documents prêts à être utilisés, facturation électronique et certification anti-fraude le caractérisent.

Zervant

Il s’agit d’un logiciel de facturation plus spécifique pour les petites entreprises. Ce logiciel permet l’envoi de facture par email, mais également sous format papier si besoin. Il gère les E-factures pour tous les organismes qui le nécessitent, permet un rappel automatique des paiements en retard, et bénéficie d’une fonction de facturation au temps passé.

Articlic

Avec Articlic, votre facturation est dématérialisée et personnalisée, et vous pouvez suivre les paiements et règlements. La TVA est gérée automatiquement, les avoirs et numéros de factures sont également pris en charge par la solution. Ce logiciel vous garantit une grande sécurité :

• Contrôle des accès aux serveurs ;

• Sauvegarde faite quotidiennement ;
• Secure Sockets layer ;
• Redondance géographique des données ;
• Sage Gestion Commerciale Online.

Ce logiciel est parfait pour les PME. Il est doté de nombreuses fonctionnalités. Côté facturation, vous bénéficiez de factures dématérialisées, personnalisées, d’une facturation récurrente, d’un rappel des retards de paiement, ainsi que d’un suivi des règlements et paiements.

Articlic permet la gestion des commandes des fournisseurs, des contrats, des propositions commerciales, un suivi des achats. Il est également personnalisable : mise en page, thèmes, modules… Le logiciel est parfaitement sécurisé. Il contrôle les accès aux serveurs et impose une restriction d’accès sur adresses IP.

Notez que bien d’autres solutions de facturation électroniques existent : n’hésitez pas à vous renseigner !

La facture électronique, l’avenir des PME

Que vous le vouliez ou non, les temps changent, et il faut s’y adapter. Préférer un format papier pour vos factures peut se comprendre, car c’est quelque chose de réel, que l’on peut toucher. Cependant, le format dématérialisé présente de nombreux avantages, à prendre en considération, et devient de plus en plus incontournable. Autant l’accepter rapidement, et chercher les meilleures solutions disponibles pour l’implémenter.

Pour plus d’information voir aussi https://www.le-rdv-de-la-facture-electronique.fr/