L’e-procurement pour digitaliser les processus d’achats
Pour simplifier et optimiser les processus d’approvisionnement au sein des entreprises, l’e-procurement est une solution fiable et efficace. Zoom sur cet outil de gestion devenu aujourd’hui incontournable.
L’e-procurement, c’est quoi ?
Emprunté à la langue anglaise, le mot e-procurement peut être traduit en français par les expressions « approvisionnement en ligne », « solutions e-achat » ou encore « approvisionnement électronique ». « Procurement » signifie en effet « approvisionnement » en anglais, et le préfixe « e- » se traduit quant à lui par « électronique ».
L’e-procurement définit donc la stratégie de dématérialisation des transactions commerciales entre les entreprises et les fournisseurs. Cette stratégie se met en place au travers d’outils numériques destinés à centraliser, faciliter et ainsi optimiser les processus d’achats.
L’e-procurement consiste donc à digitaliser l’ensemble des processus achats des entreprises en mettant à leur disposition des plateformes et des documents électroniques s’intégrant au sein du processus procure-to-pay (ou P2P).
Le fonctionnement de l’e-procurement
Le fonctionnement de l’e-procurement s’articule autour de 3 grandes étapes :
- Étape 1 : Sélection des produits et demande d’achat :
Par le biais d’une plateforme digitale, sous forme de catalogue en ligne, de Punch-out ou de site marchant par exemple, l’acheteur a accès à l’offre complète du fournisseur et sélectionne les produits qui l’intéressent. Une fois le panier d’achat créé, celui-ci se transforme en demande d’achats intégrée au système d’achats de l’entreprise puis transmise au service chargé de la validation.
- Étape 2 : Envoi de la commande :
La demande d’achat validée se transforme en bon de commande, généré de façon électronique sous forme de document électronique ou via une place de marché. Le bon est ainsi envoyé au fournisseur qui le reçoit dans son système achat et prépare alors la livraison.
- Étape 3 : Réception de la facture et paiement :
Une fois la livraison effectuée, l’entreprise acheteuse reçoit une facture dématérialisée (document électronique ou fichier PDF) de la part de son fournisseur. Grâce au processus P2P, la facture est automatiquement reliée au bon de commande correspondant, ce qui déclenche le paiement.
Les départements de l’entreprise concernés par l’e-procurement
L’e-procurement centralise l’ensemble des étapes de l’approvisionnement et permet une vision globale et facilitée des transactions. Cet outil relie donc différents pôles spécifiques implantés au sein des entreprises :
- le service achats : il établit les stratégies d’achats de l’entreprise et est donc directement bénéficiaire de l’e-procurement
- les utilisateurs des produits achetés : ils passent commande sur la plateforme en fonction de leurs besoins spécifiques
- le manager : il valide les demandes d’achats et les bons de commande
- les départements finance et comptabilité : ils réceptionnent les factures et gèrent les paiements.
L-e-procurement, uniquement adressé aux transactions entre entreprises, permet donc d’automatiser toutes les étapes d’approvisionnement et d’ainsi optimiser les interactions entre les différents acteurs. Ce système permet un gain de temps considérable pour les entreprises, une hausse de valeur ajoutée et une maîtrise plus précise des budgets.
