Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne ?

La transition numérique des entreprises ne date pas d’hier, et de nombreux services ont pleinement pris le virage du digital pour une partie de leurs fonctions. C’est notamment le cas des services RH et services comptables qui peuvent aujourd’hui simplifier et accélérer les processus complexes et répétitifs liés à la gestion de paie. S’appuyant sur des outils web dédiés, ils peuvent désormais éditer les fiches de paie en ligne. Mais quel est l’intérêt de cette démarche ? Quels sont les principaux acteurs du secteur et les meilleures solutions du marché ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles de logiciel de paie en ligne ? On vous dit tout à travers cet article.

Quel est l’intérêt de la gestion de paie en ligne pour les entreprises ?

Le passage à la gestion de paie et l’édition des bulletins de paie en ligne a considérablement transformé ces fonctions au sein de l’entreprise, et simplifié le travail des services administratifs, RH et/ou comptables. Mais au-delà de cette simplification des process, la fiche de paie en ligne comporte également un certain nombre d’avantages, tant pour l’employeur que vous le salarié :

Quels sont les avantages du bulletin de paie en ligne pour l’employeur ?

Un gain de temps pour l’employeur : plus simples, les fiches sont également plus rapides à éditer. En effet, un certain nombre de données sur les règles salariales de l’entreprise et d’informations sur le salarié et sa carrière peuvent être intégrées au logiciel de paie en ligne et donc automatiquement prises en comptes lors de l’édition du bulletin de salaire.
Auparavant imprimés et parfois même envoyés par courrier, les fiches de paie peuvent aujourd’hui être transmises au format numérique, leur envoi pouvant être automatiquement planifié. Il en résulte pour l’entreprise une réelle économie sur les frais d’envoi.
La gestion de paie est pour les entreprises une fonction complexe, répondant à des règles juridiques précises, au risque de se voir attribuer des pénalités. Les dispositions légales étant mises à jour directement par les éditeurs de logiciel de paie afin de garantir la conformité de leur solution, les entreprises ont moins à se soucier de cette dimension.
À l’ère du télétravail et de la mobilité professionnelle, l’édition des bulletins de paie en ligne est également idéale. En effet, les logiciels dédiés sont désormais majoritairement hébergés sur le Cloud par leurs éditeurs, permettant un accès sécurisé et donc un traitement des tâches à réaliser à tout moment et en tout lieu aux personnes autorisées.

Quels sont les avantages de la fiche de paie en ligne pour le salarié ?

L’entreprise, les ressources humaines ou le comptable ne sont pas les seuls bénéficiaires du passage à la fiche de paie en ligne. Cette solution offre également des avantages aux salariés :

Alors qu’il était indispensable de veiller à conserver son bulletin de salaire au format papier, de le classer dans l’optique de préparer sa retraite notamment, l’édition en ligne des bulletins de paie permet une conservation numérique, évitant la destruction ou la perte. Au-delà du simple envoi par mail, de plus en plus d’entreprises proposent à leurs salariés un coffre-fort numérique sécurisé.
Grâce à la fiche de paie en ligne, il est extrêmement simple et rapide d’accéder à ses documents, notamment lorsqu’il est nécessaire de faire des démarches administratives nécessitant de renseigner ses revenus (impôts, demandes d’aides…)
Enfin, de plus en plus de personnes étant attentives aux questions environnementales, l’édition en ligne des fiches de paies s’avère plus écologique que l’impression papier, même s’il ne fait pas oublier l’impact écologique du web dans ce processus.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de gestion de paie en ligne ?

Plus que de simples éditeurs de solutions numériques, les professionnels développant les logiciels dédiés à la gestion de paie en ligne se positionnent également en expert des questions comptables et juridiques liées à cette fonction de l’entreprise. Ils disposent ainsi d’une double casquette, répondant à la fois aux besoins administratifs et aux besoins professionnels des entreprises. De fait, les principales solutions aujourd’hui présentes sur le marché proposent de base un certain nombre de fonctionnalités essentielles :

Edition automatisée des fiches de paie

Nous l’avons vu précédemment, le but des logiciels de paie en ligne n’est pas uniquement de numériser le processus d’édition des bulletins de salaire, mais bien de simplifier le processus pour les services concernés. Le logiciel de paie doit ainsi simplifier et limiter la saisie des informations et éviter les opérations en doublons.

Gestion des DSN

Plus que la seule question des salaires, le traitement de la paie prend également en compte la gestion des déclarations sociales nominatives (DSN), obligatoire pour les entreprises du privé depuis 2017 et pour le secteur public depuis 2022 : données salariales, arrête de travail, maladie, maternité… Les organismes sociaux sont ainsi informés chaque mois de la situation des salariés. Sur la base du traitement salarial, les déclarations sociales sont automatiquement générées et transmises aux services concernés.

Mise à jour des données légales et réglementaires

Parce que le cadre juridique et réglementaire de traitement des paies est régulièrement soumis à des évolutions, il est essentiel qu’un logiciel de paie intègre régulièrement ces modifications afin de garantir la conformité de vos processus et des documents de paie et documents sociaux produits par vos services.

Bien entendu, au-delà de ces fonctions de bases, essentielles, les principaux éditeurs de logiciels de gestion de paie se démarquent par des fonctionnalités et services complémentaires. Cela peut-être notamment dans l’accompagnement et le support proposés aux entreprises, dans l’évolutivité des solutions pour accompagner le développement et la croissance de l’entreprise tant au niveau du nombre dossier à traiter que du nombre d’accès autorisé. Enfin, la sécurité de vos données et de celle de vos salariés est également un critère de choix essentiel. Proposant un service sur le Cloud afin de faciliter l’accès au logiciel, les éditeurs doivent également garantir un degré de protection et de sécurité à la hauteur des enjeux ?

Qui sont les principaux éditeurs de logiciel de gestion de paie en ligne ?

La double compétence numérique et comptabilité demande un niveau d’exigence élevée pour répondre aux besoins et aux attentes des entreprises. De ce fait, on retrouve des acteurs majeurs du secteur de la comptabilité et de la gestion RH informatisées : SRH de Cegedim, EBP, 123 Paie, Silaexpert, Sage Business Cloud, PayFit, In Extenso, Globe Payroll… Et l’essor du web a également vu l’arrivée sur le marché de nouveaux experts aujourd’hui reconnus, à l’instar de Listo Paye ou Openpaye.

Avec une telle diversité d’acteurs, il peut être difficile de s’y retrouver lorsque l’on souhaite doter son entreprise d’un outil de gestion des fiches de paie en ligne. L’essentiel est donc de s’assurer avant toute chose que les solutions envisagées répondent bien à vos besoins opérationnels et aux obligations liées au traitement des salaires. Passé cela, le choix final se fera plus certainement sur les services complémentaires et options proposées. Il sera donc préférable de comparer plusieurs solutions, de demander une démonstration afin d’identifier celle qui sera la plus simple à prendre en main par vos équipes et saura accompagner au mieux votre entreprise.