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Organiser un événement professionnel : quelles sont les grandes étapes ?

Anniversaire d’entreprise, remise de prix, fêtes de fin d’année, les motifs pour organiser un événement professionnel ne manquent pas. En effet, c’est un moyen efficace pour renforcer les liens avec les clients, mais aussi les collaborateurs. Mais pour assurer le succès de la manifestation, il est important de respecter certains nombres de détails. Voici quelques conseils en ce sens.

De la prémisse du projet à l’organisation

En moyenne, une grande entreprise française organise un événement tous les ans. En quelques années, l’événementiel est devenu un média à part entière qui permet de se rapprocher de la clientèle et de diffuser des messages importants. Bien sûr, en interne, il se mue aussi en un outil managérial qui renforce la motivation des collaborateurs.

Mais, quel que soit le motif qui encourage l’organisation d’un événement, l’équipe chargée du projet doit passer par plusieurs étapes. Cela commence notamment par la définition des objectifs. Cette phase conduira aux choix des différents participants, des messages ainsi que des intervenants. Il faut ensuite préparer la liste des invités avant de choisir un thème. La thématique doit être cohérente avec le profil des convives. L’idéal est de se baser sur les données recueillies sur les outils CRM pour se référer sur des informations précises.

Enfin, le programme de l’événement doit aussi être élaboré avec minutie. En effet, il faut prévoir un planning détaillé pour toutes les étapes de la manifestation. La bonne répartition des prises de paroles est d’ailleurs importante pour s’assurer que tous les messages seront bien transmis. De même, l’équipe organisatrice doit planifier des animations ou des activités pour dynamiser la soirée et pour marquer l’esprit des invités. Cela évitera également que ces derniers s’ennuient.

Les différents prestataires de service à prévoir

Un événement ne peut être organisé par une seule entité. En effet, un travail d’équipe est nécessaire pour préparer une manifestation de grande envergure. Pour que chaque étape du projet soit bien réalisée, il faut déléguer certaines tâches. Par ailleurs, la collaboration avec des prestataires est aussi essentielle pour avoir des services de qualité.

Parmi les professionnels indispensables, l’entreprise doit particulièrement contacter un  traiteur haut de gamme Paris. Spécialisée dans la préparation de différents menus, l’équipe pourra suggérer des plats qui surprendront tous les palais. De même, lors des conventions ou des teams building, elle sera à même d’organiser un cocktail au terme de l’événement. Bien sûr, les assortiments d’amuse-bouche ainsi que les boissons proposées seront discutés et convenus entre les deux parties.

Par ailleurs, pour mettre de l’ambiance, les organisateurs doivent également prévoir un budget pour faire appel à des prestataires en son et lumière. En effet, ces techniciens sont nécessaires pour assurer la bonne gestion de la sonorisation et de la luminosité. Sans compter que leur présence permettra d’éviter les éventuelles pannes ou dysfonctionnements lors de la manifestation.

Aurelie

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