Comment faire une note de frais pour vos déplacements professionnels ?
Une bonne gestion des notes de frais, contribue au succès de votre entreprise. Cela vous permet de différentier votre patrimoine de celui de l’entreprise. Voici une pratique très simple pour bien gérer ces frais à découvrir dans cet article.
Qu’est-ce que c’est ?
C’est l’ensemble de tous les frais à indemniser à tout employé lors des voyages professionnels. Ces coûts ne sont rien d’autre que des frais de restauration, de taxi, d’hôtel et tous les achats effectués dans l’intérêt de l’entreprise lors du voyage. En règle générale, il n’y a pas de liste standard pour ces dépenses. Pour une bonne transparence dans la gestion, chacune de ces notes de frais doit être justifiée par une facture.
Par ailleurs, certains employeurs ou entrepreneurs dans leur rationalité limitent à l’avance les dépenses pour chaque élément. Dans le cas où vous avez plusieurs employés et que vous devez assister à un séminaire par exemple, il est nécessaire de mettre en place une organisation (système de vérification et de contrôle) pour une maîtrise des coûts.
Comment s’établit une note de frais ?
Généralement, elle s’établit à chaque fin de mois comme une facture que l’employé adresse à son employeur pour lui notifier les dépenses effectuées dans le cadre d’un ou plusieurs ordres de mission. Le bénéficiaire qui produit la note doit préciser ses coordonnées, l’essence des dépenses prises en charge et surtout les éléments justificatifs. Sont prises en compte dans une note toutes les charges engagées par le missionnaire au profit de son employeur. Les décaissements sont souvent ceux liés aux :
- Frais de voyage : péage, carburant, ticket de bus
- Frais de restauration : repas d’affaires
- Frais de logement : location ou hôtel
- Enfin d’autres frais concernant l’achat de fourniture.
Aussi faut-il noter que le salarié qui veut être indemnisé doit prouver pourquoi et comment ces dépenses ont été effectuées dans la note de frais, sinon il n’aura pas gain de cause.
Éléments particuliers de note concernant les déplacements professionnels
Lorsque le déplacement est fait par votre propre moyen de transport, le remboursement se fait par des indemnités kilométriques. Dans ce cas, le salarié doit indiquer sur cette note le trajet parcouru, le kilométrage et la raison du voyage. En plus ces éléments, il mettra la photocopie de sa carte grise pour que le service de la comptabilité contrôle la puissance fiscale de ton moyen de transport afin de définir le barème correspondant.
C’est donc grâce à ce barème d’indemnités kilométriques identifié que le service comptable calculera les frais de carburant, l’assurance, l’entretien du véhicule et sa dépréciation. Ainsi, la note de frais de déplacement professionnel, lorsque vous utilisez votre propre véhicule, est différente de celle élaborée lorsqu’on utilise le transport commun.
Des logiciels s’occupent aujourd’hui de toute la gestion de vos notes de frais, comme la solution d’Expensya.
Comment le remboursement se fait ?
Le payement de ces frais dépend de la façon dont la note a été présentée. Généralement, on retient deux types de remboursements à savoir le reversement au forfait ou en frais réels. Quant au premier, l’employé n’exige pas l’indemnisation totale des sous engagés lors des déplacements professionnels. De ce fait, il bénéficie d’une partie et n’est plus obligé à présenter des justificatifs.
En ce qui concerne le second cas, sur la base des preuves présentées, l’entreprise est contrainte à rembourser l’intégralité des montants énumérés dans ladite note de frais par l’employé. Dans le cas contraire, le salarié peut saisir le Conseil des prud’hommes afin d’exiger son droit.
Voilà donc comment faire une note de payement de vos déplacements professionnels. Cela vous permet de réclamer vos droits en tant qu’employé lorsque les pièces justificatives sont à votre disposition.
