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La dématérialisation : une solution pour développer la productivité de son entreprise

La pression concurrentielle qui pèse sur les entreprises françaises s’accroit de jour en jour. Sous l’impulsion de la reprise économique, les particuliers et les sociétés consomment à nouveau des biens et services divers. Cette situation augmente le niveau de concurrence dans tous les secteurs d’activité. Ainsi, chaque dirigeant doit prendre les meilleures décisions pour booster les performances de sa compagnie. La dématérialisation des documents constitue une solution intéressante pour atteindre cet objectif.

La dématérialisation des documents : une solution pour développer la productivité d’une entreprise

L’emploi de pièces dématérialisées ne peut être que profitable pour une entreprise. Effectivement, les documents numérisés sont bien plus simples à traiter au quotidien. À titre d’exemple, un bon de commande ou une facture sera acheminé d’un département à un autre pour être validé. Grâce à la dématérialisation, on optimise ce processus en évitant aux intervenants de se déplacer. Les différents dossiers seront transmis à l’aide du système informatique de l’établissement. Il en résulte un gain de temps considérable. Ce changement aidera les comptables à garder à jour les livres de comptes. Ainsi, le chef d’entreprise disposera de toutes les informations nécessaires pour surveiller quotidiennement le chiffre d’affaires de l’enseigne. En s’appuyant sur des données financières actualisées en temps réel, le gérant prendra toujours les meilleures décisions même en situation de crise.

Mais cette solution permet aussi d’épargner les coûts d’impression. Le « zéro papier » constitue une alternative intéressante pour compresser les dépenses. Pour les PME, cette approche évite également l’aménagement d’une salle d’archive. En économisant de l’espace, on arrive à offrir des bureaux plus spacieux à ses employés.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

La dématérialisation sera certainement incontournable dans les années à venir. Les lois votées par les parlementaires semblent confirmer cette hypothèse. Aujourd’hui, les services publics imposent la facturation électronique à leurs partenaires du secteur privé. En outre, les entreprises doivent reconnaitre la valeur juridique des factures dématérialisées. Dans ce contexte, il est conseillé d’adopter ce changement dès à présent. Contrairement aux idées reçues, cette transformation n’engage pas forcément des dépenses conséquentes. Effectivement, de nombreux prestataires proposent des solutions de dématérialisation de documents. Ces sociétés spécialisées présentent des formules clés en main évitant à leurs clients d’acquérir des équipements coûteux. D’ailleurs, l’intervention d’une entité tierce sera indispensable pour ce type de projet. L’enseigne doit respecter les normes en matière d’horodatage et de signature électronique. En somme, il ne s’agit pas uniquement de numériser ses ressources documentaires.

L’usage de pièces dématérialisées répond aux besoins de mobilité des employés. Lors des voyages d’affaires et des déplacements professionnels, les salariés et les commerciaux pourront facilement transmettre les commandes reçues ou les contrats conclus. La dématérialisation permet de disposer d’une plus grande flexibilité au travail.

Aurelie