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notes de frais

Comment faciliter la gestion des notes de frais dans son entreprise ?

Toute entreprise doit savoir gérer ses notes de frais afin de produire des documents comptables à jour et régularisés. Or, plus les activités prennent de l’ampleur dans une entreprise, plus la gestion des notes de frais devient éprouvante

Le présent article vous propose une solution unique et pratique pour faciliter la comptabilité de votre entreprise

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document qui permet au salarié de se faire rembourser les dépenses effectuées à titre personnel, mais à des fins professionnelles et pour le profit de l’entreprise.

Habituellement, elle a la forme d’une fiche papier ou numérique remplie par le salarié et remise à la société. Le service comptabilité est le département de l’entreprise qui prend en compte les notes de frais.

La gestion d’une note de frais consiste à saisir la note de frais dans le journal des achats ; débiter les comptes de charges correspondants ; débiter le compte de TVA déductible, si nécessaire, et enfin créditer le compte du salarié.

La répétition de ce processus devient vite ennuyeuse. Or, la bonne gestion des notes de frais en est pour beaucoup dans l’efficacité de la comptabilité d’une entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de notes de frais

Utiliser un logiciel de gestion comme N2F pour gérer efficacement les notes de frais dans votre entreprise peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Ce logiciel de gestion de notes de frais est utilisable par tous les acteurs d’une entreprise grâce à une application qui peut être utilisée même hors connexion internet. Il dispose d’une carte intégrée, d’un barème fiscal de kilométrage, et d’un programme de gestion des trajets.

Ces fonctionnalités permettent aux salariés d’enregistrer la durée de leurs déplacements professionnels et de déterminer avec exactitude les frais associés.

Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de notes de frais

En effet, l’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais facilite la saisie des frais professionnels et leur sauvegarde grâce à sa technologie smart-scan et à sa technologie OCR.

La technologie smart-scan vous permet de scanner vos différentes factures et d’extraire ainsi les informations disponibles sur le ticket. Grâce à la fonction d’archivage à valeur probante, vous pouvez même vous débarrasser de vos papiers.

La technologie OCR (Optical Character Recognition) permet de convertir les photos ou fichiers scannés en fichier texte modifiable.

À part le gain de temps, l’utilisation d’un logiciel de notes de frais est très pratique grâce à son accessibilité. Enfin, un des grands avantages est qu’il reste à la portée de toutes les tailles d’entreprises. N’hésitez donc plus à faciliter la gestion des notes de frais de votre entreprise.

Aurelie

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