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Bien organiser un événement d’entreprise : nos conseils

Qu’il s’agisse d’un congrès, d’un pot, d’une conférence, d’un salon, d’une soirée spéciale ou autre, organiser un événement d’entreprise peut vous apporter de nombreux avantages. Cela permet notamment de renforcer la cohésion d’équipe et d’améliorer votre marque employeur. Mais encore faut-il que chaque événement soit organisé dans les règles de l’art. Pour cela, vous pouvez suivre les conseils suivants.

Déterminer les objectifs de l’événement d’entreprise

Il doit toujours exister une bonne raison d’organiser un évènement professionnel. Vous n’allez sûrement pas le faire juste pour le plaisir. La première étape de la planification consiste ainsi à bien définir les objectifs du projet. Est-ce pour récompenser le personnel ? Pour célébrer un événement spécial comme l’anniversaire de la société ou les fêtes de fin d’année ? Pour lancer un tout nouveau produit ? Une fois que vous aurez la réponse, vous pourrez facilement passer à l’étape suivante.

Choisir la nature de l’événement d’entreprise

Après avoir déterminé les objectifs de l’événement, vous devez être en mesure de dresser la liste des participants. Il faut aussi penser à engager un agent de sécurité événementiel afin de vous assurer que tout se passera sans encombre. Maintenant, vous pouvez choisir la nature même de l’évènement d’entreprise : congrès, conférence, séminaire, apéritif, soirée à thème, sortie en plein air ou autre. Le choix doit dépendre du public concerné car après tout, le but est aussi de leur faire passer un bon moment.

Fixer la date et choisir le lieu de l’événement d’entreprise

À ce stade de la planification de l’événement, vous avez toutes les données nécessaires pour pouvoir fixer une date. Mais les préparatifs sont encore loin d’être terminés alors, choisissez une date dans les 3 ou 4 mois à venir. D’autant que le lieu est également à réserver à l’avance avec ce même délai. Toutefois, pour une soirée d’entreprise, il est tout à fait possible de tout organiser au sein même de vos locaux si vous avez une salle pouvant recevoir les participants. Pour la sécurité, assurez-vous d’engager assez d’agents spécialisés dans l’événementiel en tenant compte du nombre d’intervenants et du lieu choisi.

Préparer l’événement d’entreprise

Commencez par élaborer de manière précise le programme en listant toutes les activités à proposer. Pour jouer la carte de la sécurité, faites une petite enquête auprès des participants pour connaître leurs préférences à ce sujet. Il faut penser à tout, y compris aux pauses, car il est important de ne pas laisser les intervenants s’ennuyer une seule seconde sans pour autant trop les fatiguer.

Contactez le service traiteur et choisissez un menu bien adéquat. C’est aussi le moment de mettre en place le logistique : l’achat ou la location du matériel, l’organisation du transport si l’événement aura lieu en dehors du lieu de travail.

Aurelie

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