Comment bien classer et ranger les documents de l’entreprise ?
Si pour une entreprise, l’archivage est une obligation légale, c’est aussi une nécessité vitale qu’il serait tout aussi néfaste de négliger. Sachant que durant sa vie économique, une entreprise sera sans cesse confrontée à des problématiques d’archivage, dès lors qu’elle reçoit ou produit des documents retraçant toute son activité économique et sociale, il est préférable pour elle de voir toute démarche de classement non comme une contrainte légale à remplir, mais bien un outil à maîtriser.
Efforçons-nous donc de rappeler les éléments clés d’un bon classement ainsi que les règles de base servant à sa mise en place au sein de l’entreprise.
Le rangement n’est pas le classement ! Petite mise au point sur la terminologie
On entend par rangement, l’organisation matérielle des documents (dans des boites, des classeurs, une armoire, sur un disque dur etc.)
On entend par classement, l’opération intellectuelle qui consiste à rattacher un document ou un groupe de documents à une action précise, avec méthode afin de pouvoir facilement retrouver le document.
Pourquoi est-il important de classer les documents d’entreprise ?
Toute entreprise doit archiver ses documents, car c’est une obligation légale encadrée par de nombreuses réglementations qu’il n’est pas permis d’ignorer. Toutefois « archiver » ne signifie pas tout simplement « stocker ». La société Arcalys, spécialisée en archivage physique, rappelle que pour faire face aux obligations légales d’archivage et être à tout moment en mesure de se protéger juridiquement, une entreprise en activité ne peut se contenter d’empiler dans des armoires les documents qu’elle reçoit ou produit. Quand bien même elle les rangerait avec ordre et discernement. Elle doit impérativement, pour se protéger de tout litige, mettre en place une gestion des archives organisée et structurée. Il s’agit donc d’une démarche qui va plus loin que le simple rangement de documents. Il est vain de ranger sans avoir recours au préalable à une politique d’archivage qui prenne en compte un cadre général de classement servant à attribuer à chaque document et selon leur nature, la place qui lui revient, mais aussi son devenir, dans un cycle de vie du document maîtrisé.
De plus, un bon classement n’a que des avantages pour une entreprise :
- Il facilite l’accès aux documents et garantit par conséquence une parfaite transparence vis-à-vis de la loi
- Il permet une meilleure circulation et conservation des données archivées, entraînant par conséquent des gains de temps, d’espace et des coûts
- Il facilite la prise de décision
- Il garantit l’intégrité des données d’archives, évitant ainsi les risques de détérioration ou de perte d’archives
Quand classer ?
Avant d’aborder le comment, il est capital également de savoir vraiment quand une entreprise doit entreprendre une démarche de classement. À vrai dire, la nécessité de classer les documents est quasi quotidienne, elle doit s’inscrire dans une démarche systématique. En règle générale, plus elle est entreprise tôt, plus sera facile et efficace la gestion et la conservation des archives. Certaines entreprises réservent des jours et des plages horaires pour cela. C’est une méthode qui a pour avantage de dédier du temps très identifiable pour ces taches indispensables au bon fonctionnement de l’organisation.
Attention, il n’est pas nécessaire de classer tous les documents !
Cela dépend du type de document à classer. On distingue les archives selon 3 catégories :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
En respectant bien le cycle de vie des documents, et sur la base d’une véritable politique d’archivage, une entreprise doit pouvoir rester en en règle avec ses obligations légales.
Rien ne sert donc d’attendre que tous les documents s’accumulent pour être classés. Il convient de leur appliquer une logique de classement dès le départ de la création des archives et durant tout le cycle de vie des archives.
Comment classer efficacement ?
Quel que soit le type d’archive (courante, intermédiaire ou définitive) les procédés de classement sont valables dès lors qu’ils sont entrepris de manière rigoureuse et méthodique. Trois types de classements sont possibles en fonction du principe de classement utilisé :
- Le classement de type fonctionnel basé sur les domaines d’activité et fonctions de l’entreprise (division selon les activités, les fonctions…)
- Le classement de type structurel fondé sur les structures administratives de l’entreprise en activité (division selon les services, les bureaux…)
- Le classement de type thématique (division selon les thèmes et matières traitées par l’entreprise…)
Bien que le type fonctionnel prédomine dans le choix d’un classement, une combinaison des trois n’est pas à exclure, dès lors que la hiérarchisation entre les fonctions, les structures et les matières est bien respectée et que les documents d’archives ne se traitent ni ne se classent pas tous sur le même niveau.
