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Assistant virtuel : rôles, avantages et critères de choix

Certains entrepreneurs prennent le risque en tout prenant en charge, pensant que cela leur permettra d’éviter de payer plus d’employés. C’est qu’ils n’ont peut-être jamais entendu parler des atouts des assistants virtuels. En prenant la responsabilité des tâches administratives qui ralentissent votre progression, ils vous permettront de profiter de nombreux avantages. Toutefois, plusieurs paramètres doivent être pris en compte avant d’embaucher un assistant virtuel, notamment s’il est à l’étranger.

Que fait un assistant virtuel ?

Il n’y a pas de tâches définies par les assistants virtuels et les affectations varient en fonction de l’employeur :

·       Travail administratif

Cela comprend la planification de réunions, la réservation de voyages, l’organisation de calendriers et même la réponse au téléphone via une ligne de connexion.

·       Tenue de livre de compte

Le suivi des finances est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise rentable, et les assistants virtuels peuvent aider à gérer un budget, faire des achats et suivre les dépenses.

·       Assistant personnel

Les assistants virtuels peuvent aider à organiser les tâches en dehors du travail, en plus de leurs tâches standard. Réserver des vacances, organiser un calendrier et acheter des cadeaux pour les amis et la famille font partie des tâches personnelles les plus courantes.

·       Service Clients

Les assistants virtuels peuvent répondre à des préoccupations de base et habituelles ou donner des tutoriels. S’ils ne sont pas en mesure d’aider un client, ils peuvent le transmettre à la personne appropriée au sein de l’entreprise.

·       La saisie des données

Dans ce rôle, un assistant virtuel peut facilement compiler des données, vérifier l’exactitude et supprimer les enregistrements inutiles. Ceci est particulièrement avantageux pour l’enregistrement des patients, la facturation, le travail postal et l’administration scolaire.

Les avantages des assistants virtuels

Lorsque les budgets sont serrés, l’embauche d’un assistant virtuel peut être un moyen efficace de réduire les coûts de l’entreprise. En externalisant votre activité, votre entreprise peut réduire (ou supprimer complètement) certains des coûts associés à un employé à temps plein, tels que les avantages sociaux, la formation et les services publics.

À l’instar d’un assistant traditionnel, il est important d’embaucher un assistant virtuel qui répond à vos besoins et à ceux de votre entreprise. L’embauche d’un assistant est souvent autant une question de personnalité que d’aptitude professionnelle. Si vous n’avez pas le temps, l’argent ou les ressources pour effectuer votre propre embauche, il existe une variété de services qui peuvent correspondre à votre entreprise avec un assistant parfait pour vos besoins.

L’externalisation vers un assistant virtuel peut également donner à votre entreprise une plus grande flexibilité lors du ressourcement. L’un des grands avantages d’un employé virtuel est que vous pouvez embaucher en fonction de compétences et de spécialités particulières au fur et à mesure des besoins.

Ce qu’il faut considérer avant d’embaucher un assistant virtuel

Tout d’abord, assurez-vous de savoir dans quels emplois votre assistant vous soutiendra. La rédaction d’une spécification de poste détaillée avec les rôles et les responsabilités aidera à fournir des directives claires sur ce que le rôle implique pour vous et votre assistant personnel virtuel, ainsi que pour le reste de l’entreprise. Cela vous aidera également à comprendre si vous avez besoin d’un assistant à temps partiel ou à temps plein.

Avant de prendre la décision d’embaucher un assistant virtuel, il est important d’évaluer votre style de gestion et vos procédures. Les réunions en face à face impromptues ne sont pas possibles lorsque votre assistant n’est pas sur place, il est donc essentiel d’organiser la manière dont vous allez communiquer les uns avec les autres. Des réunions régulières, que ce soit via Skype, téléphone ou e-mail, doivent être planifiées en conséquence.

Chaque centime compte et vous voudrez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre investissement. Vous trouverez de nombreux assistants virtuels adaptés à votre budget, mais il est important de garder à l’esprit que leurs compétences, leur expertise, leurs attributs et leur professionnalisme varient.

anna