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5 règles d’or pour organiser un évènement professionnel

Organiser un séminaire, une conférence ou un colloque peut paraître simple à première vue. Pourtant, la réussite d’un évènement professionnel implique de suivre des règles bien précises. Indispensable à la progression d’une entreprise, les rencontres professionnelles occupent le devant  de la scène. Mais pour qu’elle soit un réel succès, voici cinq règles d’or à respecter.

Un message, un public

La première règle concernant l’organisation des conferences, réunions, colloques et/ou séminaires d’entreprise, c’est de définir le public visé en fonction du message à transmettre. Il faut savoir effectivement que vous ne dites pas la même chose quand vous vous adressez à vos collaborateurs, vos cadres internes, vos partenaires ou à vos clients. Autrement dit, suivant l’objectif de l’évènement – indispensable pour déterminer si l’évènement à vraiment lieu d’être – il faut veiller à bien définir le public cible pour s’assurer de transmettre le message efficacement.

Choisir un thème porteur

En second lieu, trouver un bon sujet et un bon titre à l’évènement est l’une des clés de sa réussite. Cette règle intègre d’ailleurs la communication évènementielle, consistant à choisir un thème porteur, avec un titre puissant. La thématique de la rencontre doit effectivement être en accord avec le message à véhiculer. Il est alors préconisé d’opter pour des sujets pointus, notamment des sujets susceptibles de monter en puissance dans les prochains mois. Ce thème porteur facilite ensuite le choix du lieu où se déroulera la manifestation, qu’il s’agisse d’une salle de réunion à Biarritz, d’un hôtel à Bordeaux, etc.

Faire appel à un intervenant clé

Le choix du ou des intervenants conditionne également la réussite d’un évènement professionnel. L’idée est de faire appel à des intervenants connus ou reconnus dans le secteur qui vous concerne. Il est conseillé par exemple de faire appel à une personne extérieure pour une conférence en interne, et à l’inverse, l’intervention d’une personne de l’entreprise se veut plus appropriée pour un évènement à destinations des partenaires ou des clients. Que la rencontre se fasse à Toulouse, Paris, Bordeaux ou à Biarritz, le principe reste le même.

Mettre en place une bonne programmation

Par ailleurs, le succès d’une conférence, d’une rencontre avec les partenaires ou d’une présentation auprès des clients repose également sur une bonne programmation. Entre le choix de la date, la réservation du lieu, planifier et organiser l’hébergement ou la restauration, il est primordial de prévoir un délai réaliste. Tout doit être pensé dans les moindres détails, en prenant en compte entre autres les obligations professionnelles des participants ainsi que des intervenants. L’idée est en effet de pouvoir transmettre un message précis à un maximum de participants.

Penser au cocktail pour faciliter les contacts

Enfin, parce que l’objectif même d’un évènement professionnel est de faciliter les contacts, qu’il s’agisse d’une réunion, d’une conférence ou d’un séminaire, programmer un cocktail au terme de la rencontre est primordial. Ce sera un moment convivial destiné à favoriser les échanges et les partages, aussi bien entre les participants, qu’entre les participants et les intervenants. C’est l’occasion également pour les organisateurs d’avoir les premiers retours sur l’évènement.

Nathalie

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